出張報告書の賢い作り方

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出張をする時に非常に重要になってくるのが「出張報告書」というものです。

これは出張で得た成果に関して、分かりやすく上司に報告するための書類ということになります。
少しここではビジネスマンであれば誰でもいつかは書くことになるこの出張報告書に関してまとめてみたいと思います。
基本は「読みやすく」仕上げるということが重要になります。

出張報告書を書くときの基本というのは?

出張報告書を作成する時には、まずどんな内容を求められているのかしっかりと明確にする必要があります。
もし「簡単に書いて」と言われた場合には、200字以内の要旨だけでOKなのです。
「詳細に書いて」と言われたときには要旨だけではなく、詳細内容の構成も必要になってきます。

どの書類にも言えることですが組織の中での報告書を素早く作成するためには「前例踏襲」ということがセオリーです。
ですから他の人の形式とか内容に関して参考にしましょう。
もしそれができないのであれば、上司に形式を相談するとよいでしょう。
できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立つというのは言うまでもありません。
提出ですが、できれば出張が終わった翌日が望ましいと言えるでしょう。(遅くても数日以内に提出するのが最低限のルール」です。)

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出張報告書を改善するポイント

皆さんも想像できるかもしれませんが、良い出張報告書を作るためには、出張前の準備はもちろんのこと、出張中も「こまめにメモを取る」ということが重要です。
ではどんなことをメモすることができるのでしょうか?

例えばその日の業務内容や、訪問先での感触、そして持ち上がった問題点などです。

コツというのはあくまでも「客観的」にまとめることです。
よく出張での結果を誇張してしまったり、憶測を付け加えたりする人がいますがこれでは読んだ人も正しく皆さんの出張の効果を認識することができません。

出張前の段階で、目的とか業務内容というものを事前にまとめておくなら報告書を書くときにかなり楽になるでしょう。

出張報告書に写真はつけるの?

よく頂く質問に「出張報告書に写真はいるのか?」というものがあります。
これははっきり言ってそれぞれの会社の指導に従うべきです。

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一般的な話をすると、写真や動画を添付して電子ファイルとして出張報告書を提出する会社が多くなっています。
そのようにしてより、管理する側も出張の成果を目にすることができるのです。
写真を撮るときには、できるだけ枚数を多く撮るように心がけましょう。
その時には「必要な写真は撮った」と思っても、会社に帰ってから報告に使えるような写真が少ないことに気付く場合もあるからです。

出張というと、いつものルーティンと違うことなのでそれを楽しみにしているビジネスマンも多いようです。
しかし後からこうした書類をまとめるということを考えると、時間を有効に使いたいと思うのではないでしょうか。

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