上司と出張する時のコツ その2

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自由に旅ができる一人での出張とは異なり、上司との出張の際には色々なことを考える必要があります。
しっかりと準備さえすれば、上司に最高のアピールをすることができるのです!

ホテルについて

まずホテルを選ぶときには、予算のこともそうですが「ロケーション」というものを第一にしましょう。
基本となるのは、その出張で最も重要な訪問先に一番近い所を選ぶということです。
もしくはタクシーなどがつかまらなくても十分、アポイントに間に合う場所を選ぶ必要があります。
ですから、ホテルは出張先のスケジュールに合わせた選び方をする必要があるのです。

中には「急いで予約して、当日ホテルに行ったらラブホ街のど真ん中だった」
「周りにクラブなどが多く、夜中も若者たちの声でうるさく眠れなかった」なんていう失敗談もあるのです。

きっとホテルでしっかりと仕事をしたい上司の方も多いでしょう。
そんな時には以下の3つの点を頭に入れておいてください。

1.LAN環境が用意されている
2.駅などのアクセスポイントから近い
3.印刷できる場所(ビジネスセンター・コンビニ等)が近くにある

また、上司をしっかりとサポートする点で「名わき役」として活躍しましょう。

例えば…
モーニングコール・朝刊希望の有無・朝食の時間と場所 翌日の乗り物の手配・翌朝の出発時刻・待ち合わせ場所
こうしたものをメモで渡しておくことができます。
当然ですが、チェックインやチェックアウトというのは部下が行うことになっています。
朝の集合時間の少し前には必ず、そこにいるようにしましょう。

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移動時に考えたいこと

皆さんも知っていると思いますが、移動時には部下が「通路側」というのがルールになっています。
これはなぜでしょうか?
それは車内販売で買い物をする時、また機内サービスでの飲み物の受け渡しをする時に通路側の方が便利だからです。
また網棚やラゲッジスペースへの荷物の上げ下ろしも部下の役目となっています。

(もちろん上司が通路側を希望する場合は別です)

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帰ってからもテキパキ仕事をしよう

出張というのは、報告書の提出や経理処理をして初めてそれが終了します。
出張報告書というのは、出張の成果とか現地でどんな仕事をしたのかということを分かりやすく伝えることができる報告書のことです。
また、経費に関する精算が遅れると、経理関係のスタッフに大変な迷惑をかけてしまうことになるのです。
もちろんこうした仕事は部下が行うことになりますので、しっかりと覚えておいてください。

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