海外出張時の「報告書」の書き方を学ぶ!

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出張を終えるとようやく一息!と休息を取りたいところですが、必ずその後に作成しなくてはいけないものがあります。
それは「報告書」というものです。

少しここでは海外出張の報告書作りに関して考えてみることにしましょう。

まず、海外出張の報告書で非常に重要になってくるのが、「出張の成果」とか「どんな仕事をしたのか」ということを簡潔にかつ分かりやすくまとめるということです。
報告を受け取る上司の立場になって、時間をかけずに目を通すことができる書き方をマスターしましょう。

報告書の書き方その1

まず、海外出張の報告書の書き方で注意しなくてはいけないのは、その「量」というものです。
これは多く作成すればそれだけ評価されるというものではなく、逆に少なすぎても伝わりにくくなってしまいます。
一般的な話をすると、A4サイズの用紙1枚くらいがちょうど良いボリュームということになるでしょう。

またできるだけ「客観的」に書くということも重要です。
例を挙げてみましょう。
1、私は■■よりも○○が良いと思った
2、○○が■■にしたいという提案を受けた

報告書で望ましいのは2の書き方です。

つまり自分の感情とか推察などはできるだけ避けることが必要です。
どうしても意見を述べたいのであれば、文章の最後に所見としてまとめましょう。
そうすれば報告書をチェックする側も、「事実」と「感情」を分けて確認することができるのです。

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報告書の書き方その2

もう一つのポイントは、情報を整理するということです。
例えば、相手から訂正依頼があったのであれば、それを写真にして別紙に添付すると良いかもしれません。
そのようにして文字だけでは伝わらない項目に関しても、工夫することができます。

「場所」・「時間」・「相手の名前」を正確に書くことも重要です。
その場にいなかった上司に、海外で実際に起こったことを理解させる必要があります。
こうした項目をしっかりと載せていないと、必然と完成度の低いものになってしまうのです。
もしこうした書き方で色々苦労するのであれば「テンプレート」を使いましょう。
そのようにして時間や工数を削減することができるのです。
社会で利用しているテンプレートが特にない場合には、フリーのテンプレートを使うこともできます。

海外出張時の報告書の書き方が大分クリアになったでしょうか?
できるだけ現地に行った自分の感情というのは排除して、客観的にまとめてください。
そのようにすれば、会社が必要としている正確な報告をすることができます。

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ぜひこうしたことも参考にしてみてください。

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